Las secretarías virtuales son estrategias de atención y gestión administrativa muy funcionales para pymes y autónomos. Su labor es la de controlar la interacción con el usuario vía telefónica u online, para que las empresas no deban preocuparse por otra cosa que mejorar su producción y modernizar sus productos o servicios.
Empresas como SVAE han desarrollado modernos y completos servicios de secretaría virtual, para que las pequeñas empresas puedan proporcionar a sus clientes una gestión telefónica especializada, sin asumir los costes de un departamento de atención al usuario propio. En esta ocasión, SVAE explica los beneficios y aportes de la secretaría virtual al ecosistema empresarial de los pequeños emprendedores y los trabajadores autónomos.
¿En qué consiste el trabajo de una secretaría virtual?
«Básicamente en colaborar y ayudar en la gestión de las comunicaciones de tareas a nuestros clientes, centrándonos en la recepción, tramitación y gestión telefónica. Ayudamos a que las empresas con las que trabajamos mejoren la imagen y experiencia de sus clientes con un trato profesional y adaptado a cada situación, consiguiendo optimización de costes, dimensionamiento adecuado de las plantillas y mejora de sus servicios».
¿Qué beneficios le ofrece a la empresa delegar estas funciones en una operadora remota?
«La posibilidad de atención las 24 horas del día para su negocio permite mejorar la imagen corporativa para los negocios y empresas, reduciendo los tiempos de gestión de sus llamadas y sobre todo no perdiendo las llamadas de sus clientes o ventas. Las llamadas son atendidas por personal cualificado y profesional con 10 años de experiencia en distintos sectores.
Optimizamos el tiempo, ya que al delegar tareas administrativas y operativas, nuestros clientes pueden dedicarse de forma exclusiva a la estrategia de su negocio, así como a atender lo realmente importante. Es una forma sencilla y práctica, disminuye sus costes fijos y permite atender a los clientes durante las 24 horas del día».
¿Cómo apoyan las secretarías virtuales a las empresas que trabajan de forma remota?
«La experiencia para la persona que llama es idéntica, sin depender ni del día ni de la hora, consiguiendo una imagen homogénea y manteniendo comunicados a todos los empleados independientemente de que trabajen en modalidad presencial o teletrabajo».
¿Bajo qué criterios de confidencialidad las secretarías almacenan y comparten la información corporativa?
«Nuestro sistema está blindado, cumpliendo todas las normas sobre protección de datos, teniendo un nivel de seguridad similar a la protección de datos médicos».
¿Qué servicios ofrecen y para que sectores trabajan?
«Servicios de gestión de cita previa para sector sanitario, hotelero y hostelero; atención al ciudadano para las administraciones públicas; encuestas telefónicas para servicios de calidad; seguimiento de envíos de mailing en campañas de marketing; verificaciones por tercero para las empresas que venden servicios online o por su red comercial; confirmación de asistencia para eventos; y, por supuesto, la recepción y tramitación de llamadas para despachos, administradores de fincas, asesorías, servicios técnicos 24 horas, empresas de ascensores, operadores de internet, abogados, autónomos, corredurías de seguros, etc. En general, cualquier pyme y autónomo que quiera mejorar su sistema de comunicación y gestión telefónica».
¿Cómo funciona?
«Facilitamos a nuestros clientes un número de desvío virtual que permite identificar que la llamada procede de su negocio/empresa y responder de una manera personalizada, aplicando posteriormente los protocolos previamente pactados dependiendo del motivo de las llamadas, sea para recoger datos, dar información, modificar o crear una reserva/cita, avisar a un técnico, transferir la llamada y lo que sea necesario. La información llega directamente a nuestra plataforma online y a su vez recibe la información vía correo electrónica, SMS o app«.
¿En qué horario se pueden desviar las llamadas?
«El horario lo eligen nuestros clientes. Estamos disponibles las 24 horas del día, 7 días a la semana. El desvío puede ser en un horario concreto, bien por exceso de llamadas (llamadas que no pueden coger por encontrarse las líneas ocupadas o en reuniones) y/o un desvío permanente».
Con este servicio, SVAE espera que las pymes y los autónomos puedan llevar su operación comercial al siguiente nivel, ofreciendo a sus clientes herramientas profesionales de interacción profesionales y de calidad. Una secretaría virtual le permite a los negocios pequeños y a los particulares productivos optimizar su trabajo y ganar ventajas competitivas frente a las empresas grandes o de amplia trayectoria.