La carga administrativa sigue haciendo perder productividad a las pymes. La gestión de la información y los procesos en papel suponen todavía un importante obstáculo para poder sacar el trabajo adelante. España es uno de los países en los que se dedica más tiempo1, un 10,5% de la semana laboral, a este tipo de trámites, como gestionar facturas, estar pendiente de pagos o hacer la declaración del IVA. En estos casos las asesorías son clave para facilitar la burocracia a empresas siempre y cuando se disponga de los recursos necesarios. Por eso, PFU (EMEA) Limited, compañía de Fujitsu especializada en digitalización y captura documental, y Matrix DV, fabricante e integrador de software, han impulsado una solución que permite reconocer automáticamente facturas y trabajar con sus datos de forma fiable y en menos tiempo.
Gracias a la solución de Matrix DV con escáneres Fujitsu fi-7160, el personal contable puede escanear lotes heterogéneos de documentación (tickets, facturas, tarjetas…) sin necesidad de organizar los papeles previamente. El sistema detecta de manera automática los datos contenidos en esos documentos, separándolos por clientes, desde una única bandeja de entrada. La alta calidad, fiabilidad y eficiencia de la digitalización permite que los profesionales solo tengan que aceptar los datos mostrados en la pantalla. Esto les libera de insertar manualmente números de facturas, fechas o importes, exponiéndose a posibles equivocaciones, y enlazarlos en tiempo real con su sistema de contabilidad. Todo el trabajo de selección, archivo, búsqueda y procesamiento de datos queda reducido a una digitalización en segundos para la que no hace falta ser experto en informática.
“Ahora que contamos con soluciones de tratamiento de imagen que pueden optimizar los documentos para la extracción automática de datos, tenemos que hacer que esa tecnología avanzada sea también accesible para las pymes”, comenta Silvia Ustárroz, responsable del vertical de asesorías y contabilidad en PFU (EMEA) Limited para Iberia. “A su propio ritmo, estas empresas pueden dar pasos hacia la transformación digital de sus procesos con cambios asumibles y rentables que van a permitirles aumentar su productividad, simplificar la manera de trabajar y automatizar tareas. Esto hará que puedan dedicar su valioso tiempo y conocimiento a aquello que realmente aportará valor tanto a sus servicios como a sus clientes”.
“En Matrix DV creemos que apostar por la tecnología es un diferencial para una empresa, pasando de un sistema artesanal a uno automático. Hemos sido pioneros en romper la frontera de incredulidad en la digitalización de facturas, pero como apasionado de la tecnología, creo que nuestra ilusión por dar un paso adelante solo es el inicio de grandes cambios en el sector, que se sustanciarán en una mejora de la productividad para todas aquellas empresas que opten por digitalizar sus procesos con la tecnología adecuada”, opina Carlos Fort, socio fundador de Matrix DV.
Una solución avalada por los clientes
«Gracias a la solución de Matrix DV con los escáneres fi de Fujitsu, nuestro despacho ha conseguido automatizar los procesos con nuestros clientes, consiguiendo con ello optimizar el tiempo y ofrecer un servicio de asesoramiento de mayor calidad. Nuestros clientes están muy contentos con esta aplicación y a nosotros nos ha salvado la vida profesional», declara Ángel Romero, CEO de Romero Martinez Asesores, S.L.
«La digitalización en el trabajo contable ya no tiene vuelta atrás. Existe un antes y un después gracias a sistemas como Matrix DV y a los equipos de Fujitsu con un volumen alto de escaneo, puesto que nos permiten dedicar tiempo a lo realmente importante: analizar los datos y utilizarlos para la información y toma de decisiones de clientes. La inversión se recupera además en poco tiempo y hemos dicho adiós a una ordenación de la documentación prehistórica. Como ahora todo está digitalizado, buscar una factura para revisarla, enviarla o encontrarla para una inspección de trabajo, no lleva más de diez segundos», afirma Jose Antonio Martín, gestor administrativo de SomosTuGestoría.es.
«Con esta solución tecnológica se acortan las pérdidas innecesarias de búsqueda entre la ingente documentación que tenemos las asesorías fiscales, laborales y contables, a la par que facilita el trabajo y el orden. Ahora ya no necesitamos dos plantas solo para archivar papel», apunta José Rodríguez, administrador de Adexota S.I.
1 Informe Productivity tracker (Sage)