La revolución tecnológica ha traído consigo un sinfín de herramientas que facilitan el desarrollo de numerosas tareas. Uno de los sectores beneficiados en este sentido es el comercial, ya que ahora los trabajos se desempeñan con mayor rapidez y rentabilidad.
Con el objetivo de unirse a las nuevas tendencias, muchos negocios han optado por digitalizar documentos relacionados con sus finanzas. Para ello, usan plataformas como ADocum, las cuales son capaces de automatizar varias facturas y comprobantes de pedidos en cuestión de minutos.
Beneficios de digitalizar documentos en los negocios para optimizar el flujo de trabajo
Las empresas suelen emplear este mecanismo moderno para digitalizar y clasificar grandes volúmenes de documentos. Los más comunes corresponden a las facturas de proveedores, debido a que implican cantidades importantes de dinero.
La integración de todos los recibos en la nube virtual permite la exportación de resultados al instante en formatos como Excel. Estos datos resultan útiles para extraer conclusiones, hacer análisis de mercado e implementar cambios que beneficien a la empresa.
Asimismo, digitalizar documentos permite que los procesos y los flujos de trabajo se agilicen en todos los sectores del negocio. Al no ser necesaria la presencia de uno o varios empleados en la gestión de facturas, el personal puede dedicarse a otras actividades laborales más relevantes.
Además, la digitalización directa reduce los gastos de la gestión documental de una empresa, ya que exime la necesidad de contratar a personal externo del servicio.
¿Cómo funcionan las plataformas de digitalización actualmente?
Aunque varían entre sí, las distintas plataformas de digitalización suelen incorporar elementos similares para estandarizar sus funciones. Uno de ellos, corresponde a la interfaz, el cual permite hacer una carga rápida de cientos de facturas de manera sencilla e intuitiva.
Los programas también incluyen nuevos algoritmos de inteligencia artificial (Machine Learning). Estos avances permiten hacer una lectura inteligente y extraer datos de documentos en formatos inmodificables como PDF. Dicha opción facilita la búsqueda de una factura o ticket perdido entre el cúmulo de archivos.
ADocum destaca entre las plataformas que brindan todas las ventajas mencionadas. La interfaz del proveedor es compatible con los principales ERP (sistemas de planificación de recursos empresariales) utilizados por los negocios españoles, como es el caso del paquete Cs de Adobe. Asimismo, la empresa ofrece diferentes planes que varían según el número de facturas que se van a procesar.
La gestión de la contabilidad de un negocio está estrechamente relacionada con su éxito en el mercado. La digitalización surge como alternativa para que el equipo humano optimice y ahorre sus recursos en este aspecto tan importante para la empresa.