Han pasado ya muchos años desde que se lanzó Microsoft Office como un paquete de aplicaciones, especialmente diseñado para mejorar la comunicación entre empresas. Allá por 1989, estaba disponible curiosamente primero para Apple Macintosh y, al año siguiente, salieron las versiones para Windows.
Word, Excel, Power Point o Outlook son las más reconocidas y todas ellas han llegado hasta la actualidad con una presencia muy sólida en las empresas de cualquier sector. Han evolucionado mucho y son líderes gracias a su integración con cualquier sistema operativo, adaptable a cualquier dispositivo.
A día de hoy, son muchas más las aplicaciones que conforman Office y que se han actualizado para dar un servicio integral a los departamentos, sacando el máximo partido a las tecnologías más avanzadas, como la Inteligencia Artificial.
Desde EQM Enterprise Quality Management, consultora tecnológica experta en implementar soluciones para impulsar la transformación digital de empresas de cualquier sector, se expone la situación actual de Microsoft 365 y cómo utilizar sus herramientas para poder aumentar la productividad y ahorrar en costes.
Microsoft 365, más allá de la suite de Office
En 2020, el gigante tecnológico revolucionó su apartado de Office 365 y cambió el nombre principal de la plataforma por Microsoft 365. No solo el nombre, sino también el concepto, ya que no solo alberga las principales aplicaciones de Office, sino que es en sí un servicio de suscripción Cloud con diferentes tarifas, para dotar a las empresas de soluciones personalizadas y flexibles.
Es lo que se conoce como Microsoft 365 para empresas. En ese sentido, se va a profundizar algunas herramientas de las que seguro que se ha oído hablar y del potencial de su core enfocado al uso profesional de las mismas.
El Cloud de Microsoft está gobernado por Azure, que es la plataforma de servicios en la nube pública desde donde se administran todas las aplicaciones de la marca, además de gestionar almacenamiento, redes, análisis de datos, etc. Y con altos estándares de protección para las empresas, gracias a lo cual los usuarios pueden utilizar las soluciones con total seguridad y desde cualquier dispositivo.
Algunas aplicaciones de Microsoft 365
Microsoft Teams
En los últimos años, sobre todo a raíz de situaciones como la del teletrabajo, es una de las herramientas más utilizadas por las empresas para conectarse de forma remota con otros usuarios. Pero Teams es más que una solución para videollamadas o salas de reuniones virtuales. Es una plataforma de gestión documental y colaborativa, con la que se va a poder gestionar proyectos de forma muy dinámica y eficaz. Crea grupos de trabajo segmentados por competencias, por ejemplo, y asigna tareas específicas para cada uno. Así, permite hacer seguimiento de estos, y gestionar los archivos desde diferentes carpetas con sus permisos asignados previamente. Se podrá almacenar gran cantidad de documentos en cualquier formato de lectura. Por supuesto, también brinda la posibilidad de gestionar calendarios compartidos en Outlook para que el equipo planifique sus reuniones con otros proyectos. Además, permite integrar otras aplicaciones como Power BI por ejemplo, para sacar el máximo partido a los datos compartidos.
Exchange Online
A pesar de no ser tan conocida como Outlook, tienen algunas cosas en común. Es una plataforma de mensajería Cloud, que se conecta con el gestor principal de correo para poder administrar calendarios, documentación de carpetas, buzones compartidos o listas de correo globales. A través de un Server Cloud, se podrán alojar cuentas de correo en un espacio dedicado, que cuenta con toda la protección de los sistemas más avanzados de ciberseguridad de Microsoft. En definitiva, Exchange pone al alcance un gestor de correo corporativo administrado totalmente por la empresa.
Publisher
También está dentro de los planes de Microsoft 365 para empresas. Es una aplicación para diseñar publicaciones que va a permitir personalizar los documentos de Word, Excel o incluso Outlook con el fin de crear un estilo corporativo en las comunicaciones internas y con clientes. Publisher pone a disposición un apartado de plantillas prediseñadas que facilitarán, por ejemplo, la construcción de un diseño de envíos de emails o de documentación relacionada con un proyecto en Word entre otras. Una herramienta perfecta para que los clientes identifiquen las comunicaciones con la empresa de una forma sencilla, que hará aumentar el engagement con ellos.
PowerApps y Power Automate
Se encuentran incluidos en los planes Estándar y superiores, que permiten a los usuarios crear sus propias aplicaciones móviles y de escritorio integradas en SharePoint o Microsoft Teams. Todo ello, acompañado con la potencia de crear automatizaciones para facilitar los procesos administrativos y de productividad de los empleados. Hay que imaginar, por ejemplo, que un usuario ha cargado un documento en SharePoint Online y se necesita que otro usuario valide mediante su aprobación, la calidad de ese documento. Con Power Automate, se podrá crear la automatización de aprobación o rechazo del contenido de ese documento.
Microsoft 365 Copilot
Las capacidades de la inteligencia artificial ya han llegado a Microsoft 365 a través del servicio Copilot. Un servicio que podrá crear, escribir, editar, resumir y añadir imágenes de forma autónoma junto a los usuarios. Casos de utilidad son la redacción de una presentación de proyecto en Power Point basada en los datos de un documento de Word y un Excel. Para luego pasar a un tercer párrafo más conciso, cambiar el tono del documento para que sea más formal o informal, según sea necesario. También con Microsoft Teams, facilitando resúmenes de las reuniones en tiempo real, señalando próximas acciones basándose en el contexto y énfasis de las conversaciones.
Estos son solo unos ejemplos de funcionalidades avanzadas que tienen algunas aplicaciones de Microsoft 365 para empresas que se pueden encontrar en sus planes personalizados.
Ventajas de utilizar las aplicaciones Microsoft en un negocio
Ya se conocen más detalles sobre qué es Microsoft 365 en cuanto a sus herramientas y componentes, y cómo ha evolucionado desde su salida al mercado. También algunas de ellas especialmente diseñadas para ir un paso más allá y aprovechar su potencial en una empresa.
Implementar las soluciones de Microsoft 365 en los departamentos, va a ayudar a:
Aumentar la productividad
Gracias a la unificación de procesos de negocio tanto a nivel interno con el equipo, como externamente con los clientes, proveedores, etc. Tener toda la potencia de sus aplicaciones dentro de una misma Suite hará que los departamentos trabajen de forma más coordinada.
Proteger los datos departamentales
Seguridad, seguridad y seguridad. Es la base de cualquier tecnología Microsoft. La gestión documental, emails o bases de datos, por ejemplo, estarán siempre gestionados con los más altos protocolos de protección.
Adaptarlo de forma flexible
Es escalable y dispone de diferentes planes, para que se puedan implementar solo aquellas aplicaciones que realmente necesites.
Simplificar la gestión de IT
Microsoft 365 está en continuo avance, pero no hay que preocuparse. Las actualizaciones son automáticas y no se tendrá que dedicar ni tiempo ni esfuerzo técnico para tener instalado siempre el software con las últimas versiones.
Estar conectado desde cualquier dispositivo
Es la ventaja de tener todos los sistemas 100 % Cloud, que van a permitir tener las aplicaciones en todos los terminales y los de la empresa y poder interactuar con los clientes desde cualquier lugar.
Microsoft pone al alcance la tecnología adaptada a las diferentes necesidades empresariales y con un buen soporte tecnológico.
Aumenta la productividad con las aplicaciones de Microsoft 365 y EQM
Si se quiere conocer más acerca de este paquete y su éxito, desde EQM Enterprise Quality Management, desarrollaron un proyecto de consultoría tecnológica para Ualabi Fashion, una empresa especializada en innovación del sector moda. En este proceso de transformación digital, detectaron que necesitaban impulsar sus procesos internos colaborativos.
No solo ayudando con la implantación de Microsoft 365, sino también con interesantes y divertidas sesiones de los talleres de formación para las organizaciones y empresas.