Tras la pandemia, el concepto digitalización en el entorno empresarial ha tomado una gran relevancia, siendo la digitalización documental uno de los ámbitos en los que esta práctica está más avanzada.
Este post se va a centrar en un aspecto del que no se habla a menudo, pero que es muy definitorio a la hora de implantar un proceso de digitalización documental.
¿Todos los formatos digitales son válidos para integrarse en un circuito de intercambio electrónico de documentos?
Antes de responder a esta cuestión es necesario ir un paso atrás y plantearse qué es un documento digital.
Un documento digital es todo aquel que tiene un formato electrónico, no físico. Es decir, desde un PDF hasta un fichero estructurado. Por ejemplo, si se escanea una factura en papel y se convierte a PDF, esta factura pasa de ser un documento físico a ser un documento digital. A su vez, también es un documento digital una factura creada por un software de facturación, en formato plano, EDI o XML y con toda la información estructurada para ser leída y procesada por otros sistemas informáticos.
Entonces, ¿cuál es la diferencia entre los unos y los otros?
En este punto es cuando se responde a la cuestión inicial. No existen diferencias entre documentos digitales, o electrónicos, puesto que en realidad hace referencia a lo mismo (documentos no físicos). La diferencia está en que no todos los formatos son aptos para entrar en un circuito de intercambio electrónico de documentos. Esto no significa que haya un tipo de digitalización más válida que otra. Es, simplemente, que sus finalidades son distintas.
Si lo que uno quiere es conservar documentos creados originariamente en formato físico, puede digitalizarlos y, además de asegurarse de que no se deteriorarán, ahorrará espacio físico y estará ayudando al medioambiente. Esta práctica es muy recomendable para documentos como archivos históricos, o documentación administrativa como contratos o escrituras.
Este tipo de digitalización deja de ser válida cuando se necesita que los datos que contienen los documentos en cuestión sean procesados por sistemas automatizados. Para ello se necesita que los datos puedan ser tratados por estos sistemas, es decir, que todos los datos que forman parte del documento, ya sea una factura, una orden de compra, un aviso de expedición, etc., estén estructurados y puedan ser procesados de forma automática en un entorno de Intercambio Electrónico de Documentos.
Resumiendo, todos los documentos digitales son igual de válidos y recomendables en pro de la sostenibilidad y la conservación. La cuestión que hay que tener en cuenta a la hora de plantearse la implantación de un proceso de digitalización es el uso que se va a hacer de dichos documentos.
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