La tecnología ha ido ganando terreno en todas las áreas. Hoy en día, las empresas están aprovechando los recursos que esta brinda para facilitar cada uno de los procesos de trabajo.
Por ejemplo, la gestión de información en papel se ha dejado de lado y se ha convertido en una tendencia digitalizar documentos. La razón es que este proceso ofrece grandes ventajas, como el ahorro de espacio físico, que puede ser usado para otros fines más útiles. Además, las compañías que manejan datos personales deben protegerlos y restringir el acceso a ellos, según la normativa vigente. Para llevar a cabo la digitalización se pueden contratar los servicios de empresas como Dataeraser.
Dataeraser y sus soluciones de digitalización
Digitalizar documentos es un proceso que tiene como finalidad transformar un documento físico en un archivo en formato digital. Eso es precisamente lo que hace la empresa Dataeraser, la cual ofrece soluciones de digitalización que incluyen todos los procesos implicados. Su trabajo abarca asesoramiento, recogida, manipulación, captura, indexación, destrucción y reciclaje.
La consultoría con la empresa es completamente gratuita y personalizada y se enfoca en adaptar el trabajo a las necesidades de cada cliente. Para eso, es necesario conocer el tipo y el volumen de los documentos a digitalizar, así como tiempos de recogida, campos y métodos de búsqueda y variables de acceso y registro. En todos los casos, se implanta un sistema de archivo automatizado que permita optimizar el espacio disponible y mejore el control de accesos, los registros de consultas y las restricciones por usuario.
¿Cuáles son las ventajas de optar por la digitalización de documentos?
Todas las empresas gestionan información relevante, bien sea de su actividad o de sus clientes, dependiendo del área a la que se dediquen. Por esta razón, es importante que busquen métodos y herramientas para garantizar la seguridad de los datos. La digitalización de documentos es uno de los procesos más eficaces para conseguir este objetivo, porque solo puede acceder a ella el personal autorizado.
Otro de los beneficios de digitalizar documentos es que libera espacio físico. Asimismo, contribuye a ahorrar tiempo, ya que es más fácil, rápido y práctico consultar la información desde un ordenador. Además, los trabajadores de la compañía puede acceder a los datos desde cualquier lugar, en cualquier momento. La digitalización también facilita la conservación de los documentos, a diferencia del formato físico, que se va deteriorando con el paso del tiempo.
Dataeraser puede establecer un presupuesto en tan solo un minuto. Para tal fin, los interesados pueden rellenar un formulario disponible en su página web o contactar con la empresa por teléfono.