La inminente implementación de la Ley Crea y Crece convertirá a todas las empresas y autónomos del país en emisores de Factura Electrónica. Para ello, será de vital importancia que las empresas y profesionales dispongan de soluciones de Factura Electrónica que les ayuden a agilizar todo el proceso de facturación y les permitan ganar en eficiencia.
Existen dos casuísticas claramente diferenciadas en el escenario de emisión de facturas. En el caso de emitir un volumen reducido de facturas, las empresas o profesionales podrán disponer de un servicio de facturación que les permita gestionar todo el proceso de forma manual, con formularios que les guíen en todo momento. Para el caso de emisión de volúmenes medios o altos de facturas, será de mucha más utilidad una solución integrada con el ERP de la empresa, que automatice todo el proceso.
¿Cómo funciona el proceso de emisión de facturas de forma integrada?
Automatización
La herramienta de facturación electrónica debe ser capaz de automatizar todo el proceso de recopilación de las facturas generadas en el ERP de la empresa y enviarlas a los destinatarios en el formato y canal que hayan especificado. El traspaso de las facturas desde el ERP a la plataforma de envío de facturas puede ser de una en una o por bloques.
Integración del usuario – plataforma
El enlace de la herramienta de facturación con el ERP se hace a través de ficheros de intercambio. El ERP genera las facturas en el formato que sea, estas llegan a la herramienta de facturación y a través de procesos predeterminados en la herramienta se envían a todos sus destinatarios en el formato que estos necesiten y a través del medio que indiquen. La herramienta se encarga de procesar las facturas emitidas para que lleguen a sus destinatarios con todos sus requerimientos.
Canales de entrega de las facturas a los clientes
Uno de los puntos que establece el Reglamento Técnico de la Ley Crea y Crece es que los diferentes operadores de Factura Electrónica deberán ser capaces de interconectarse entre sí y con los diferentes puntos de entrada de facturas. Esta interconexión permitirá que los usuarios puedan enviar sus facturas por cualquier canal, sin necesidad de conocerlos.
¿Cuáles son los principales canales de envío de Factura Electrónica?
Redes EDI
Ciertos sectores empresariales como la distribución, el sector público de salud o la automoción utilizan el sistema EDI para intercambiar sus documentos comerciales, entre ellos la Factura. La plataforma de envío de facturas que se utilice debe ser capaz de transformar la factura generada en el ERP al formato EDI y enviarla a sus destinatarios a través de los canales establecidos.
En España hay únicamente 4 operadores de servicios EDI certificados. eDiversa Group es uno de ellos, gracias a lo que dispone de una infraestructura de interconexiones y de un conocimiento de sus estándares que aporta un alto valor añadido a la empresa.
Plataformas de Factura Electrónica
Se puede dar la circunstancia de que el destinatario de las Facturas que enviemos no utilice la misma plataforma de servicios de factura electrónica que el emisor. Uno de los requisitos que establece el Reglamento Técnico de la Ley Crea y Crece es la interconexión entre todos los operadores de servicio de factura electrónica. En consecuencia, el hecho de usar diferentes herramientas de intercambio no deberá suponer ningún problema para los usuarios. El formato en el que se envíen dichas facturas será elección de sus usuarios.
Portal de clientes
Otra forma de entrega de las efacturas generadas por una empresa es subirlas a un portal en la nube al que los destinatarios podrán acceder para tener sus facturas de forma gratuita. En el caso de eDiversa Group este portal es la misma plataforma, comeDiFact, que el cliente podrá utilizar como receptor de las facturas y que podrá estar personalizado con la imagen y requerimientos de cada empresa. comeDiFact también custodia las facturas durante el periodo establecido por la Ley sin coste adicional para sus usuarios.
Entrega a las AAPP
En el caso de que las facturas que se creen deban enviarse a las AAPP, el operador de servicio de factura electrónica que se utilice debe tener acceso a los puntos de entrada de facturas que utilizan las Administraciones. La plataforma de eDiversa Group tiene conexión con todas las administraciones nacionales, autonómicas y locales y está preparada para conectarse con las nuevas que puedan aparecer.
Como conclusión, se podría decir que la clave para el escenario de emisión de facturas en el nuevo contexto de la factura electrónica es poder disponer de una herramienta que sea capaz de enviar todas las facturas que se generen en un único formato y que cada uno de sus destinatarios las reciba en el formato que necesite y a través del canal requerido. La plataforma comeDiFact, de eDiversa Group, es una de ellas.