El 11 de octubre entró en vigor la nueva Ley Antifraude, aprobada en julio de este año, con el propósito de combatir al llamado software de doble uso, aquellos programas informáticos que permiten la facturación sin declarar. La puesta en vigor de esta nueva ley hace que tanto la producción como la tenencia de este tipo de sistemas sea considerada ilegal a partir de ahora.
La compañía EV4, que se ocupa del diseño y mantenimiento de software ERP, y cuyos servicios cumplen con todos los requisitos legales que demanda la nueva Ley Antifraude, indicó que la normativa actual busca que los programas garanticen la transparencia de los registros contables.
Nuevas obligaciones para el software de gestión
Según dictamina la nueva ley, el software de gestión está obligado a proveer un servicio que cumpla con la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. Resulta importante comprender, punto por punto, qué es lo que las empresas de software deben proveer cuando brindan un servicio a sus clientes.
Según comentan los especialistas de EV4, la integridad refiere a la información que deben contener las facturas, en las que no puede haber campos obligatorios vacíos. Los datos de la empresa, del cliente y los importes deben figurar para que una factura sea impresa o enviada, si se trata de una transacción online. A su vez, la conservación implica que toda la información quede almacenada en el sistema y no se pueda borrar. Por más que el usuario elimine archivos, en algún lugar siempre queda constancia.
La accesibilidad garantiza que los usuarios puedan tener a disposición de manera segura la información que necesitan. La seguridad se genera a partir del uso de contraseñas encriptadas. Por su parte, los empleados pueden tener accesos restringidos, para manejar solo la información que necesitan para su labor.
Software ERP que garantice documentación legible y trazable
Otra condición que impone la ley es la legibilidad de la información, para lo que es almacenada en bases de datos con la posibilidad de ser importada a otros ficheros o soportes. La ley también habla de trazabilidad. Para que un software de gestión cumpla con esta condición, no se deben poder modificar los movimientos que se hagan en documentos como presupuestos, pedidos, ventas, envíos y facturas.
El último requisito es el de la inalterabilidad, que se combina con todas las otras condiciones. El software ERP, para cumplir con la nueva Ley Antifraude, debe garantizar que todo lo que se haga a través del software cuente con un registro fiable e inalterable.
Esta nueva regulación impone sanciones de 50 mil euros para los usuarios y de hasta 150 mil euros para las compañías de software, por lo que contar con especialistas en ERP como los de EV4, una compañía que cumple con todos los requisitos que se plantean en la publicación de la Ley Antifraude, es un activo fundamental.