La digitalización se ha convertido en una herramienta muy importante para los administradores de fincas. Las ventajas que ofrece esta era digital incluyen una mayor flexibilidad en el trabajo, una optimización de tareas, un mayor enfoque estratégico y una considerable reducción en los costes.
La empresa Communitas ha desarrollado una guía denominada «Los 10 mandamientos de una comunidad de vecinos«, en la que el objetivo es definir una serie de pasos que permitan a los administradores de fincas culminar un proceso de digitalización exitoso para sus intereses.
Los primeros 5 mandamientos para construir una comunidad de vecinos 3.0 se enfocan en la organización interna
El primer mandamiento consiste en construir una presencia digital multiplataforma, para que los clientes accedan a toda la información disponible sobre la comunidad, como la contabilidad, estatutos, facturas, presupuestos y cuotas.
El segundo paso es reemplazar la tradicional hoja de Excel, por más flexible que sea su formato y presentación, por un software de gestión especializado en tareas de administración.
En tercer lugar, es importante mantener automatizadas las tareas de conciliación bancaria. La ventaja es que las herramientas tecnológicas permiten ganar más control y ahorrar tiempo en las actividades financieras.
El cuarto mandamiento se refiere a ofrecer herramientas a los vecinos para que interactúen y participen en el control de la gestión. Es importante que los propietarios comuniquen cualquier incidencia observada u ocurrida en los servicios e instalaciones de la comunidad. Para ello, es necesaria una plataforma digital, ya que es el medio por el cual se realiza la interacción con más rapidez.
En el número 5, está la protección de los datos con herramientas de ciberseguridad. Los ataques de hackers ponen en peligro la información confidencial de los propietarios, por lo que un sistema de seguridad informático es una herramienta ideal para aumentar la confianza de los clientes.
El fortalecimiento externo de la comunidad de vecinos 3.0 requiere de otros 5 mandamientos para obtener éxito
El sexto mandamiento se enfoca en la importancia de realizar marketing digital con contenidos relevantes y personalizados. Para atraer a nuevos clientes, es muy eficaz la implementación de estrategias en los buscadores y en las redes sociales.
En el mandamiento número 7, se resalta la importancia de celebrar reuniones y votaciones online. Ante la falta de tiempo para asistir a juntas de vecinos presenciales, la virtualidad ofrece la opción de utilizar plataformas de videoconferencia como Zoom, Microsoft Teams o Google Meet.
Para el octavo mandamiento, lo principal es acelerar el flujo digital de los documentos de trabajo. Este procedimiento se realiza mediante el uso de inteligencia artificial que digitaliza, recupera, edita, protege y permite un uso compartido de los archivos entre el administrador y los vecinos.
El mandamiento número 9 implica centralizar el correo electrónico del despacho, dado que es el medio más utilizado en el sector de la administración de fincas. Su importancia radica en que es una forma de comprobar si un comunicado fue, por ejemplo, enviado y recibido.
Por último, el décimo mandamiento establece que es necesario analizar continuamente los datos del negocio para mejorar las estrategias de digitalización. Un negocio se lleva a cabo con el objetivo de aumentar su rentabilidad. Para lograrlo, es imprescindible monitorizar constantemente los resultados a través de herramientas específicas.
La digitalización de un negocio comprende un conjunto de acciones con cierto nivel de complejidad. Sin embargo, los resultados valen la pena. En Communitas, los clientes pueden conocer en profundidad acerca de los 10 mandamientos para construir una comunidad de vecinos 3.0.