Mucho se está hablando de la transformación digital en las empresas. Es decir, el uso de la tecnología para resolver los retos diarios de productividad, administración y desempeño eficiente. Conforme avanzan las soluciones, se incrementan las razones para sumarse a esa ola que terminará afectando a todos los sectores.
Un ejemplo de ello es el novedoso sistema de lectura OCR, que se relaciona con dos de los aspectos más importantes en cualquier compañía. Por un lado, la gestión de los documentos y, por el otro, la jerarquización de los datos. La organización de estos elementos permite mayor agilidad en las operaciones.
En qué consiste la tecnología OCR
Los representantes de la firma especializada BWD Digital Transformation explican que la tecnología OCR (Optical Character Recognition) tiene varias propiedades. Cuando se escanea un documento con el fin de digitalizarlo, el programa lee cada una de las partes de ese papel, independientemente de su formato.
Es capaz de analizar textos, imágenes o tablas y transformar esa información en metadatos. De esta manera, se puede almacenar, copiar, editar y organizar, transformando esos documentos en una base de datos en sí mismos. Los promotores del programa OCR dicen que esto supone varias ventajas a la hora de organizar la información.
La tecnología OCR es una poderosa herramienta de trabajo capaz de leer, interpretar y valorar de forma correcta la información que recibe en diferentes formatos. También se adapta a cualquier canal de entrega, como faxes, correos electrónicos o documentos físicos. Adicionalmente, trabaja con todo tipo de fuentes, como formularios impresos, escritos a mano, anexos, correspondencia o formularios.
Ventajas que apoyan el uso de la tecnología OCR en una empresa
Al contar con esta tecnología, toda la información generada o recibida en la empresa se puede jerarquizar, unificar y homogeneizar. De esta forma, la empresa puede contar con un archivo totalmente digitalizado de toda la data que genera su operación diaria. Los representantes de BWD Digital Transformation destacan, entre otros, facturas, recibos, nóminas de empleados, listas de proveedores, pedidos, justificantes bancarios y albaranes, incluso contratos e información legal de la organización.
Al tener toda esta información digitalizada y organizada, es mucho más fácil localizarla a la hora de cualquier exploración. Esto se debe a que se cataloga basándose en los datos que contiene cada documento. El programa identifica los elementos comunes que hay en ellos para ofrecer resultados más amplios, en función de cada búsqueda que se haga.
Desde BWD Digital Transformation aseveran que el uso de tecnología OCR es el principio de la transformación digital para una compañía. Consideran que, una vez que se tiene toda la información en formato digital, se puede compartir fácilmente con toda la organización. Esto agiliza enormemente las tareas y hace más eficientes los procesos.